Hôn nhân là sự tự nguyện đến với nhau của các bên và việc đăng ký kết hôn là một nội dung cũng rất quan trọng trong một cuộc hôn nhân. Nếu hai bên đến với nhau bằng tình yêu thì đăng ký kết hôn sẽ là bằng chứng cho tình yêu đó được nhà nước chứng nhận.

Theo cách hiểu thông thường, kết hôn chỉ việc nam nữ lấy nhau trở thành vợ chồng. Trong đời sống hôn nhân và gia đình, việc nam nữ cưới nhau trở thành vợ chồng thông thường được thực hiện bằng các nghi lễ cưới xin. Nghi lễ này thường được thực hiện để "thông báo" sự kiện hai bên nam nữ thành vợ chồng của nhau. Tuỳ thuộc vào phong tục, tập quán và tôn giáo mà người ta sẽ lựa chọn một nghi thức cưới thích hợp. Như vậy, dưới góc độ xã hội thì sự công nhận của gia đình và xã hội với đôi nam nữ chỉ đơn thuần là việc cả hai bên đã thực hiện một nghi lễ cưới hỏi truyền thống hay tôn giáo. Đây cũng là "sự kiện" mà hai bên nam nữ báo với họ hàng, người thân họ chính thức trở thành “vợ chồng” của nhau.

Dưới góc độ pháp lý, theo quy định tại khoản 5 Điều 3 Luật hôn nhân và gia đình 2014: “Kết hôn là việc nam và nữ xác lập quan hệ vợ chồng với nhau theo quy định của Luật này về điều kiện kết hôn và đăng ký kết hôn”. Như vậy, kết hôn là sự kiện pháp lý làm phát sinh quan hệ hôn nhân. Khi kết hôn, các bên nam nữ phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện kết hôn được Luật hôn nhân và gia đình quy định và phải đăng ký kết hôn tại cơ quan đăng ký kết hôn có thẩm quyền thì việc kết hôn đó mới được công nhận là hợp pháp và giữa các bên nam nữ mới phát sinh quan hệ vợ chồng trước pháp luật. Theo quy định tại Điều 39 Bộ luật Dân sự năm 2015 cũng quy định, quyền kết hôn là một quyền nhân thân trong hôn nhân và gia đình của cá nhân. Cá nhân thực hiện quyền kết hôn theo quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Hôn nhân và gia đình và luật khác có liên quan. Theo đó, muốn trở thành vợ chồng, nam nữ phải thực hiện việc đăng ký kết hôn tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi cơ quan đăng ký kết hôn tiến hành đăng ký kết hôn, ghi vào sổ hộ tịch và cấp Giấy chứng nhận kết hôn cho họ thì giữa hai bên mới phát sinh quan hệ vợ chồng.

Căn cứ Điều 126 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014 quy định về kết hôn có yếu tố nước ngoài như sau: Trong việc kết hôn giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài, mỗi bên phải tuân theo pháp luật của nước mình về điều kiện kết hôn; nếu việc kết hôn được tiến hành tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam thì người nước ngoài còn phải tuân theo các quy định của Luật này về điều kiện kết hôn. Việc kết hôn giữa những người nước ngoài thường trú ở Việt Nam tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam phải tuân theo các quy định của Luật này về điều kiện kết hôn. Do đó, nếu việc kết hôn được tiến hành tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở Việt Nam thì người nước ngoài phải tuân theo pháp luật của nước mà họ là công dân và còn phải tuân theo quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện kết hôn.

Thứ nhất, nam, nữ kết hôn với nhau phải tuân theo các điều kiện: Nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên; Việc kết hôn do nam và nữ tự nguyện quyết định; Không bị mất năng lực hành vi dân sự; Việc kết hôn không thuộc một trong các trường hợp cấm kết hôn theo quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 2 Điều 5 của Luật Hôn nhân và gia đình 2014:

- Kết hôn giả tạo, ly hôn giả tạo.

- Tảo hôn, cưỡng ép kết hôn, lừa dối kết hôn, cản trở kết hôn.

- Người đang có vợ, có chồng mà kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng với người khác hoặc chưa có vợ, chưa có chồng mà kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng với người đang có chồng, có vợ.

- Kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng giữa những người cùng dòng máu về trực hệ; giữa những người có họ trong phạm vi ba đời; giữa cha, mẹ nuôi với con nuôi; giữa người đã từng là cha, mẹ nuôi với con nuôi, cha chồng với con dâu, mẹ vợ với con rể, cha dượng với con riêng của vợ, mẹ kế với con riêng của chồng.

Thứ hai, nhà nước không thừa nhận hôn nhân giữa những người cùng giới tính.

- Độ tuổi kết hôn đối với nam là đủ 18 tuổi, đối với nữ là đủ 16 tuổi.

- Nếu chưa đủ 20 tuổi thì phải được sự đồng ý của bố mẹ.

- Không được có nhiều vợ, nhiều chồng cùng lúc.

- Nếu bên người nữ tái hôn, thời gian chờ để tái hôn là 100 ngày tính từ ngày ly hôn hợp pháp.

- Hai người kết hôn không được có quan hệ họ hàng nhất định.

Theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014 thì thẩm quyền đăng ký kết hôn được quy định cụ thể như sau: Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi cư trú của một trong hai bên nam nữ thực hiện việc đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với nhau ở trong nước. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài thực hiện việc đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với nhau ở nước ngoài. Đối với việc kết hôn có yếu tố nước ngoài thì việc đăng ký kết hôn thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện nơi thường trú của công dân Việt Nam nếu việc đăng ký kết hôn diễn ra trước cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

Theo quy định của pháp luật và kinh nghiệm thực tế về việc đăng ký kết hôn với người Nhật Bản thì cặp đôi nam, nữ có thể lựa chọn đăng ký kết hôn tại một trong những cơ quan có thẩm quyền sau:

- Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tại Việt Nam.

- Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tại Nhật Bản.

- Cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản tại Nhật Bản.

Thông thường, nếu đang cùng cư trú tại một quốc gia thì cặp đôi nên lựa chọn đăng ký kết hôn tại Cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó. Trường hợp mỗi người sinh sống tại một quốc gia thì các bạn có thể lựa chọn đăng ký kết hôn tại Nhật Bản và sau đó ghi chú kết hôn tại Việt Nam. Bởi lẽ, pháp luật Nhật Bản cho phép đăng ký kết hôn vắng mặt người Việt Nam. Do đó, người Việt chỉ cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết rồi gửi sang Nhật Bản cho người Nhật để đăng ký kết hôn.

Để kết hôn với người Nhật, phải bắt buộc tuân theo quy định pháp luật của cả hai nước Việt – Nhật.

Bước 1: Xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn.

Để xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn, bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

- Đơn xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn: Nếu muốn kết hôn tại Nhật, công dân Việt Nam cần phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn do Đại sứ quán/ Tổng lãnh sự quán Việt Nam cấp theo quy định.

- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hiện tại: Xác nhận về tình trạng hôn nhân đối với công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài do Uỷ ban nhân dân xã, phường ở trong nước xác nhận cho thời gian trước khi đương sự xuất cảnh

Theo quy định tại công văn 840/HTQTCT-HT về việc cung cấp thông tin liên quan đến giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài, các giấy tờ của Malaysia không được miễn hợp pháp hoá lãnh sự tại Việt Nam.

- Tờ khai lí lịch.

- Giấy khai sinh.

- Giấy chứng nhận địa chỉ hiện tại.

- Giấy chứng nhận khám sức khoẻ.

- Passport của công dân Việt Nam (bản chính).

- Giấy chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (bản gốc).

- Passport của vợ/chồng là người Nhật (bản sao).

- Phiếu công dân của vợ/chồng là người Nhật.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký kết hôn.

Cả 2 cùng đến Uỷ ban thành phố/địa phương đang sinh sống tại Nhật Bản nộp hồ sơ đăng ký kết hôn. Sau đó, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận thụ lý hồ sơ đăng kí kết hôn. Hồ sơ bao đăng ký kết hôn gồm:

- Tờ khai đăng kí kết hôn.

- Bản sao hộ tịch.

- Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn của vợ/chồng là người Việt Nam.

- Giấy khai sinh của vợ/chồng là người Việt Nam (có kèm bản dịch tiếng Nhật).

Bước 3: Xin Giấy chứng nhận kết hôn.

Địa chỉ xin Giấy chứng nhận kết hôn là lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản. Tại đây, bạn trình giấy chứng nhận thụ lý hồ sơ đăng kí kết hôn với Lãnh sự quán.

Bước 4: Làm thủ tục thay đổi tư cách cư trú tại Nhật Bản.

Bạn mang Giấy chứng nhận kết hôn tới Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương tiến hành làm thủ tục thay đổi tư cách cư trú tại Nhật Bản.

Bước 1: Xin xác nhận của Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật. Vợ/chồng người Nhật cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

- Phiếu công dân

- Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn

- Passport (bản sao)

- Giấy chứng nhận sức khoẻ (về thần kinh, bệnh truyền nhiễm…)

Sau khi chuẩn bị các giấy tờ này, vợ/chồng người Nhật mang đến Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản để hợp pháp lãnh sự và phiên dịch sang tiếng Việt Nam.

Bước 2: Xin xác nhận của Sở tư pháp tại Việt Nam. Ngoài những giấy tờ cần có trong bước 1, vợ/ chồng người Nhật cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau:

- Tờ khai đăng kí kết hôn

- Giấy xác nhận thông tin nơi cư trú; Bản sao chứng thực chứng minh nhân dân/căn cước công dân của vợ/chồng người Việt Nam.

Sau khi hoàn thành thủ tục đăng kí, Sở tư pháp sẽ gửi lịch hẹn đến phỏng vấn và sau đó sẽ được cấp Giấy chứng nhận kết hôn. (Lệ phí: 1.000.000 VND/trường hợp). Thời hạn giải quyết không quá 25 ngày kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ hợp lệ và lệ phí. Trường hợp Sở Tư pháp yêu cầu cơ quan công an xác minh thì thời hạn được kéo dài không quá 10 ngày làm việc

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký kết hôn với chính quyền địa phương đang sinh sống. Hồ sơ gồm có:

- Tờ khai đăng kí kết hôn.

- Bản sao hộ tịch

- Giấy khai sinh của vợ/chồng là người Việt Nam (có kèm bản dịch tiếng Nhật).

- Giấy chứng nhận kết hôn (có kèm bản dịch tiếng Nhật).

Bước 4: Nhận giấy chứng nhận đăng ký kết hôn Việt Nam.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký Giấy chứng nhận kết hôn, Phòng Tư pháp tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ.Việc trao, nhận Giấy chứng nhận kết hôn được thực hiện theo quy trình như sau: Khi đăng ký kết hôn cả hai bên nam, nữ phải có mặt tại trụ sở Ủy ban nhân dân; Công chức làm công tác hộ tịch hỏi ý kiến hai bên nam, nữ, nếu các bên tự nguyện kết hôn thì ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch, cùng hai bên nam, nữ ký tên vào Sổ hộ tịch; Hai bên nam, nữ cùng ký vào Giấy chứng nhận kết hôn; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ.

Trường hợp một hoặc hai bên nam, nữ không thể có mặt để nhận Giấy chứng nhận kết hôn thì theo đề nghị bằng văn bản của họ, Phòng Tư pháp gia hạn thời gian trao Giấy chứng nhận kết hôn nhưng không quá 60 ngày, kể từ ngày Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký Giấy chứng nhận kết hôn. Hết 60 ngày mà hai bên nam, nữ không đến nhận Giấy chứng nhận kết hôn thì Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện hủy Giấy chứng nhận kết hôn đã ký.

Bước 5: Xin xác nhận đủ tư cách cư trú. Bạn đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương tiến hành thủ tục xin xác nhận đủ tư cách cư trú cho vợ/chồng người Việt Nam.

Bước 6: Xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam. Bạn mang các giấy tờ nêu trên tới Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam. Visa sẽ được cấp trong khoảng 2 tuần.